ProDocu
ZPC ha realizzato un innovativo strumento digitale di supporto alle imprese per semplificare e rendere sicura la gestione della conformità documentale dei prodotti.
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Il rispetto delle normative di export compliance è oggi un’attività strategica non solo per prevenire sanzioni e danni reputazionali, ma anche per migliorare la competitività nei mercati globali.

In tale processo l’azienda esportatrice detiene precise responsabilità, ma un ruolo fondamentale viene svolto anche dai fornitori dei prodotti nel rilascio di documenti, dichiarazioni di origine, certificati di sicurezza e di conformità.

  • La mancata ricezione dal fornitore di documenti e informazioni sui prodotti espone l’azienda ad un elevato rischio di sanzioni, danni reputazionali, inefficienze operative e commerciali.
  • L’acquisizione e l’archiviazione manuale dei documenti emessi dal fornitore può risultare un processo inefficiente e rischioso.

ProDocu consente di gestire in modo integrato ed automatizzato diverse informazioni sui prodotti acquistati dai fornitori, prevenendo i rischi di una gestione manuale dei documenti e ottimizzando i processi.

  • Codice doganale
  • Origine non preferenziale (Made In)
  • Origine Preferenziale UE
  • Restrizioni dual use
  • Policy restrittive del fornitore
  • Conformità Reach
  • Conformità RoHS

I vantaggi dall’utilizzo di ProDocu

1

Disponibilità di dichiarazioni, documenti e informazioni sempre aggiornate.

2

Riduzione dei tempi e delle attività  per la raccolta e la gestione delle dichiarazioni dei fornitori; risparmio sui costi e i tempi attraverso la gestione digitale di documenti e processi.

3

Facilità di archiviazione e reperimento delle dichiarazioni necessarie in caso di controllo in dogana; maggiore completezza e storicizzazione delle informazioni a sistema.

4

Prevenzione del rischio di sanzioni amministrative e penali, danni reputazionali grazie a verifiche di compliance.

5

Riduzione del rischio di contenziosi con il fornitore o per la mancanza di documenti.

6

Maggiore competitività grazie ad una gestione e ad un controllo efficiente della compliance.

Cosa è possibile fare con ProDocu

  • Anagrafica prodotti: acquisire in automatico l’anagrafica dei prodotti (tramite interfaccia con ERP aziendale) per i quali è necessario ottenere le dichiarazioni dei fornitori.

  • Area fornitori: attivare un’area riservata per ogni fornitore per l’inserimento guidato delle informazioni doganali e di conformità dei prodotti.

  • Dichiarazioni: generare in automatico la dichiarazione di lungo termine (long term declaration).

  • Firma e caricamento: consentire al fornitore di firmare il documento digitale e caricarlo all’interno del portale.

  • Monitoraggio: monitorare la scadenza delle dichiarazioni e avvisare in automatico i fornitori sulla necessità di aggiornare le informazioni e ricaricare una nuova dichiarazione.

  • Follow-up: esportare in automatico l’anagrafica prodotti precedentemente caricata e arricchita con le informazioni acquisite dai fornitori.

  • Verifica: consultare le dichiarazioni dei fornitori per ogni articolo, attraverso un’interfaccia utente intuitiva.

  • Archiviazione: archiviare in modo sicuro tutti i documenti per una corretta attività di export compliance.

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